您好,欢迎来到某某办公用品生产有限公司
Office

中国首家办公用品整装服务公司
坐享其成   轻松办公
——还您一个轻松自然的工作心情
your work in a relaxed and natural in the mood


新闻资讯

拥有一支专业的网络营销团队,主要从事公司产品的网上在线营销。
News
Has a professional network marketing team, mainly engaged in the online marketing of the company's products
最标准公文格式
来源: | 作者:bianjiao | 发布时间: 2017-12-10 | 445 次浏览 | 分享到:
前段时间,我们刊载了一些公文常用字词辨析,有网友阅读后,希望我们再刊载一些公文格式方面的文章。下列内容,即是中文编辑校对网根据国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》国家标准(GB/T 9704-2012),梳理的一些公文格式注意事项,供网友参考和重温,如需全文,请自行去书店购买此标准。


  1. 公文用纸幅面尺寸及版面要求  


  1. 1 幅面尺寸
  公文用纸采用A4型纸。


  1.2 版面
  1.2.1 页边与版心尺寸
  公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm。


  1.2.2 字体和字号
  如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。


  1.2.3 行数和字数
  一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。


  1.2.4 文字的颜色
  如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。


 2. 公文格式各要素编排规则   


  2.1 公文格式各要素的划分
  标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
  页码位于版心外。


  2.2 版头   
  2.2.1 份号
  如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。


  2.2.2 密级和保密期限
  如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。


  2.2.3 紧急程度
  如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。


  2.2.4 发文机关标志
  由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
  发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
  联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。


  2.2.5 发文字号
  编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
  上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。


  2.2.6 签发人
  由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
  如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。


  2.2.7 版头中的分隔线
  发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。


  2.3 主体
  2.3.1 标题
  一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。


  2.3.2 主送机关
  编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记,标注方法见3.4.2。


  2.3.3 正文
  公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。


  2.3.4 附件说明
  如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。


  2.3.5 发文机关署名、成文日期和印章


  2.3.5.1 加盖印章的公文
  成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。
  单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
  联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。


  2.3.5.2 不加盖印章的公文
  单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。


  2.3.5.3 加盖签发人签名章的公文
  单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
  联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。
  签名章一般用红色。


  2.3.5.4 成文日期中的数字
  用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。


  2.3.6 附注
  如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。


  2.3.7 附件
  附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
  如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。


  2.4 版记
  2.4.1 版记中的分隔线
  版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。


  2.4.2 抄送机关
  如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。


  2.4.3 印发机关和印发日期
  印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,后加“印发”二字。
  版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。


  2.5 页码
  一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。